Manajemen Berdasarkan Aktivitas
Manajemen berdasarkan aktivitas (activity based management – ABM) adalah pendekatan untuk keseluruhan sistem yang terintegrasi an berfokus pada perhatian manajemen atas berbagai aktivitas dengan tujuan meningkatkan nilai bagi pelanggan dan laba yang dicapai dengan mewujudkan nilai ini.
ABC adalah sumber utama
informasi manajemen berdasarkan aktivitas.
Model manajemen
berdasarkan aktivitas dibagi atas 2 dimensi:
1. Dimensi biaya : memberikan informasi mengenai sumberdaya, aktivitas dan objek
biaya yang menjadi perhatian setiap produk, pelanggan, pemasok dan distributor.
Tujuannya adalah memperbaiki akurasi
pembebanan biaya.
2. Dimensi proses : meberikan informasi mengenai aktivitas apa saja yang harus
dilakukan, mengapa dan seberapa baik aktivitas tersebut dilakukan. Tujuannya
adalah mengurangi biaya.
Mengimplementasikan ABM
Manajemen berdasarkan
aktifitas (ABM) adalah sistem yang lebih komprehensif daripada sistem ABC. ABM
melibatkan ABC dan menggunakannya sebagai sumber informasi utama.
Perencanaan Sistem
memberikan justifikasi untuk implementasi ABM dan menjawab berbagai masalah
berikut:
1. Sasaran dan tujuan sistem ABM
2. Posisi persaingan perusahaan saat ini
dan yang diinginkan
3. Proses bisnis dan baurab produk
perusahaan
4. Jadwal, tanggung jawab yang
dibebankan, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk implementasi
5. Kemampuan perusahaan untuk
mengimplementasikan, mempelajari dan menggunakan informasi baru.
Identifikasi, Definisi, dan Klasifikasi aktivitas
Klasifikasi berbagai
aktivitas juga memungkinkan ABM untuk terhubung dengan berbagai usaha perbaikan
berkelanjutan, seperti proses manufaktur just-in-time (JIT), manajemen kualitas
total, dan manajemen biaya kualitas lingkungan keseluruhan.
Penyebab kegagalan
implementasi ABM adalah kurang dukungan dari manajer tingkat atas.
Pemberian Tanggung Jawab
Akuntansi
pertanggungjawaban adalah alat fundamental untuk pengendalian manajemen dan
ditentukan melalui 4 elemen penting yaitu pemberian tanggung jawab, pembuatan
ukuran kinerja/ benchmarking, pengevaluasian kinerja dan pemberian penghargaan.
Akuntansi pertanggung jawaban bertujuan memengaruhi perilaku dalam cara
tertentu sehingga seseorang/kegiatan perusahaan akan disesuaikan untuk mencapai
tujuan bersama.
3 jenis sistem akuntansi
pertanggungjawaban yang telah berubah sepanjang waktu adalah berdasarkan
keuangan (fungsional), aktivitas, dan strategi.
Sistem akuntansi
pertanggung jawaban berdasarkan keuangan (fungsional) memberikan tanggung
jawabpada berbagai unit perusahaan dan menyatakan berbagai ukuran kinerja dalam
bentuk keuangan.
Akuntansi pertanggung
jawaban berdasarkan aktivitas adalah akuntansi pertanggungjawaban yang
dikembangkan untuk perusahaan yang beroperasi dalam lingkungan yang mengalami
perbaikan berkelanjutan.
Perbandingan Pemberian Tanggung Jawab
Pertanggungjawaban
Berdasarkan Keuangan
· Unit Perusahaan
· Efisiensi operasional lokal
· Akuntabilitas Individu
· Hasil keuangan
Pertanggungjawaban
Berdasarkan Aktivitas
· Proses
· Efisiensi Keseluruhan Sistem
· Akuntabilitas Tim
· Hasil keuangan
Pengadaan, pengembangan
produk baru, produksi dan layanan pelanggan adalah contoh dari berbagai proses.
Berbagai proses tersebut adalah cara berbagai hal dilakukan mengubah cara
berbagai hal dilakukan berarti mengubah prosesnya. Tiga metode yang
memungkinkan perubahan cara berbagai hal dilakukan, yaitu perbaikan proses,
invoasi proses, dan penciptan proses. Perbaikan proses merujuk pada peningkatan
bertahap dan konstan dalam efisiensi suatu proses yang telah ada.
Inovasi proses (rekayasa
ulang bisnis) merujuk pada kinerja proses dalam cara baru yang radikal dengan
tujuan mencapai perbaikan yang dramatis dalam hal waktu respons, kualitas, dan
efisiensi.
Penciptaan proses merujuk
pada instalasi sebuah proses yang seluruhnya baru dengan maksud memenuhi tujuan
pelanggan dan keuangan.
Penetapan Ukuran Kinerja
setelah tanggung jawab ditetapkan, ukuran kinerja harus diidentifikasi dan
standar harus ditetapkan untuk berfungsi benchmarking untuk ukuran kinerja.
Perbandingan Ukuran Kinerja
Ukuran Berdasarkan
Keuangan
1. Anggaran Unit Perusahaan
2. Perhitungan Biaya standar
3. Standar statis
4. Standar saat ini dapat dicapai
Ukuran Berdasarkan
Aktivitas
1. Standar berorientasi pada proses
2. Standar bernilai-tambah
3. Standar dinamis
4. Standar optimal
Evaluasi Kinerja dalam
kerangka kerja berdasarkan keuangan, kinerja diukur dengan membandingkan
berbagai hasil sesungguhnya dengan hasil yang dianggarkan.
Perbandingan Evaluasi
Kinerja
Evaluasi Kinerja Berdasarkan Keuangan
1. Efisiensi keuangan
2. Biaya yang dapat dikendalikan
3. Biaya aktual versus standar
4. Ukuran keuangan
Evaluasi Kinerja
Berdasarkan Aktivitas
1. Pengurangan waktu
2. Perbaikan kualitas
3. Pengurangan biaya
4. Pengukuran tren
Pemberian Penghargaan
dalam kedua sistem tersebut, tiap orang akan diberi penghargaan atau hukuman
sesuai dengan berbagai kebijakan dan kehendak pihak manajemen yang lebih atas.
Perbandingan Penghargaan
Penghargaan Berdasarkan
Keuangan
1. Berdasarkan kinerja keuangan
2. Penghargaan individual
3. Kenaikan gaji
4. Promosi
5. Bonus dan pembagian laba
Penghargaan Berdasarkan Aktivitas
1. Berdasarkan kinerja multidimensi
2. Penghargaan kelompok
3. Kenaikan gaji
4. Promosi
5. Bonus, pembagian laba & keuntungan
ANALISIS NILAI PROSES adalah hal yang fundamental bagi akuntansi
pertanggungjawaban berdasarkan aktivitas, analisis ini berfokus pada
akuntabilitas berbagai aktivitas sebagai ganti pada biaya; dan analisis ini menekankan
pada maksimalisasi kinerja keselruhan sistem sebagai ganti kinerja individual.
ANALISIS PENGGERAK: Pencerian Akar Pemicu
Setiap aktivitas terdiri
atas input dan output. Input aktivitas adalah berbagai sumber daya yang
dikonsumsi suatu aktivitas dalam rangka menghasilkan output-nya.
Output aktivitas adalah hasil atau produk dari
suatu aktivitas. Ukuran output aktivitas adalah jumlah suatu aktivitas
dilakukan.
Ukuran output adalah
jumlah suatu aktivitas dilakukan. Ukuran ini adalah ukuran yang dihitung atas
suatu output. Ukuran output praktis adalah ukuran permintaanyang dibutuhkan
atas suatu aktivitas dan hal yang disebut penggerak aktivitas.
Akar pemicu (root cause)
adalah penyebab yang paling dasar dari suatu aktivitas yang dilakukan.
Analisis penggerak adalah
usaha yang dilakukan untuk mengidentifikasi berbagai faktor yang merupakan akar
pemicu dari biaya aktivitas. Analisis penggerak bertujuan mengungkapkan akar
pemicu.
ANALISIS AKTIVITAS: Mengidentifikasi dan Menilai Isi Nilai
Analisis Aktivitas adalah
proses untuk mengidentifikasi, menjelaskan, dan mengevaluasi berbagai aktivitas
yang dilakukan perusahaan. Analisis aktivitas harus menunjukkan empat hasil:
1. Aktivitas apa saja yang dilakukan
2. Berapa banyak orang yang melakukan
aktivitas tersebut
3. Waktu dan sumber daya yang dibutuhkan
untuk melakukan berbagai aktivitas
4. Penilaian atas nilai aktivitas bagi
perusahaan termasuk saran untuk memilih dan mempertahankan berbagai aktivitas
yang menambah nilai.
Aktivitas Bernilai-Tambah
Berbagai aktivitas yang
dibutuhkan untuk dapat bertahan dalam bisnis disebut sebagai aktivitas yang
bernilai-tambah. Biaya bernilai tambah adalah berbagai biaa yang timbul dari
melakukan berbagai aktivitas bernilai-tambah dengan efisiensi yang sempurna.
Aktivitas Tak Bernilai-Tambah
Semua aktivitas selain
berbagai aktivitas yang paling penting untuk tetap bertahan dalam bisnis
sehingga dipandang tidak perlu, disebut sebagai aktivitas tak-bernilai-tambah.
Aktivitas tak-bernilai-tambah dapat diidentifikasi melalui ketidakmampuannya
memenuhi salah satu dari tiga syarat.
Biaya tak-bernilai-tambah
adalah berbagai biaya yang disebabkan oleh aktivitas tak-bernilai-tambah atau
kinerja tidak efisien dari aktivitas bernilai tambah.
Pengurangan Biaya
Analisis aktivitas dapat
mengurangi biaya melalui empat cara:
1. Eliminasi aktivitas; berfokus pada
berbagai aktivitas yang tak-bernilai tambah.
2. Pemilihan aktivitas; melibatkan
pemilihan berbagai rangkaian aktivitas yang timbul oleh beberapa strategi yang
saling bertentangan.
3. Pengurangan aktivitas; mengurangi
waktu dan sumber daya yang dibutuhkan suatu aktivitas.
4. Penyatuan aktivitas; meningkatkan
efisiensi dari berbagai aktivitas yang dibutuhkan dengan menggunakan economy of
scale.
Pengurangan Kinerja Aktivitas
Ukuran kinerja aktivitas
berpusat pada tiga dimensi utama:
1. Efisiensi; berfokus pada hubungan
berbagai input aktivitas dengan output aktivitas
2. Kualitas; berkaitan dengan melakukan
aktivitas yang benar sejak aktivitas tersebut dilakukan pertama kali. Ouput
aktivitas yang cacat perlu diulang hingga menyebabkan biaya yang tidak
dibutuhkan dan pengurangan efisiensi.
3. Waktu; dibutuhkan untuk melakukan
uatu aktivitas merupakan hal penting.
Ukuran keuangan untuk
efisiensi aktivitas meliputi:
1. laporan biaya bernilai-tambah dan
tak-bernilai-tambah
2. Tren dalam laporan biaya aktivitas
3. Penetapan standar kaizen
4. Benchmarking
5. Perhitungan biaya siklus hidup
Pelaporan Biaya bernilai dan Tak Bernilai Tambah
Mengurangi biaya
tak-bernilai-tambah adalah salah satu cara meningkatkan efisiensi aktivitas.
Penekanan pada biaya tak-bernilai-tambah menunjukkan tingkat pemborosan yang
dialami perusahaan, hingga memberikan informasi mengenai potensi perbaikan.
Suatu sistem pelaporan
biaya adalah bahan penting dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban
berdasarkan aktivitas. Biaya bernilai-tambah adalah berbagai biaya yang harus
ditanggung perusahaan. Standar bernilai-tambah membutuhkan eliminasi atas
seluruh aktivitas tak-bernilai-tambah.
Standar bernilai-tambah
(value-added standard) mengidentifikasi output aktivitas optimal.
Pengidentifikasian output aktivitas optimal membutuhkan pengukuran output
aktivitas.
Rumus biaya bernilai & tak bernilai tambah
Biaya bernilai-tambah = SP x SP
Biaya tak-bernilai-tambah = (AQ-SQ) SP
SQ = tingkat output bernilai-tambah untuk
suatu aktivitas
SP = harga standar per unit dari ukuran
output aktivitas
AQ = penggunaan kuantitas sesungguhnya sumber
daya fleksibel / kapasitas praktis aktivitas yang diadakan untuk sumber daya
yang terikat
Peran Standar Kaizen
Perhitungan biaya Kaizen
berkaitan dengan penurunan biaya berbagai produk dan proses yang telah ada.
Pengendalian berbagai proses penurunan biaya ini dapat dicapai melalui
penggunaan berulang dua subsiklus utama:
1. Kaizen atau perbaikan berkelanjutan,
2. Siklus pemeliharaan.
Standar Kaizen
mencerminkan perbaikan yang direncanakan untuk periode masa mendatang.
Perbaikan yang direncanakan tersebut diamsusikan dapat dicapai sehingga standar
Kaizen adalah sejenis standar yang dapat dicapai.
Benchmarking
Pendekatan lain untuk
penetapan standar yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai peluang
perbaikan aktivitas disebut sebagai benchmarking. Benchmarking menggunakan
praktik terbaik sebagai standar untuk mengevaluasi kinerja aktivitas.
Tujuan benchmarking
adalah menjadi yang terbaik dalam melakukan berbagai aktivitas dan proses.
Benchmarking juga harus melibatkan perbandingan dengan para pesaing atau
industri lainnya.
Pengaruh Penggerak dan Perilaku
Ukuran ouput aktivitas
dibutuhkan untuk menghitung dan menelusuri berbagai biaya tak-bernilai-tambah.
Mengurangi aktivitas tak-bernilai-tambah seharusnya menghasilkan pengurangan
kebutuhan aktivitas tersebut sehingga menimbulkan pengurangan dalam ukuran
output aktivitasnyanya.
Manajemen Kapasitas Aktivitas
Kapasitas aktivitas
adalah jumlah frekuensi suatu aktivitas dapat dilakukan penggerak aktivitas
mengukur kapasitas aktivitas.
Variansi Volume Kapasitas
adalah selisih antara tingkat aktivitas sesungguhnya yang diadakan (kapasitas,
AQ) dengan kuantitas standar bernilai-tambah aktivitas yang seharusnya
digunakan (SQ).
Variasi kapasitas yang
tidak digunakan, selisih antara ketersediaan aktivitas (AQ) dengan penggunaan
aktivitas (activity usage – AU) adalah informasi penting yang harus disediakan
pihak manajemen. Tujuannya adalah mengurangi kebutuhan akan aktivitas tersebut
sampai periode tertentu dimana variansi aktivitas yang tidak digunakan sama
dengan variansi volume aktivitas.
Perhitungan Biaya Pelanggan dan Pemasok Berdasarkan Aktivitas
Dalam sistem perhitungan
biaya berdasarkan aktivitas, keakuratan perhitungan harga pokok produk
diperbaiki dengan penelusuran biaya aktivitas pada produk yang memakai
aktivitas.
Perhitungan Biaya Pelanggan Berdasarkan Aktivitas
Para pelanggan dapat
mengkonsumsi aktivitas penggerak pelanggan dalam proporsi yang berbeda.
Mengetahui besarnya biaya untuk melayani para pelanggan yang berbeda adalah
informasi yang sangat penting untuk beberapa tujuan.
Perhitungan Biaya Pelanggan versus Perhitungan Harga Pokok Produk
Aktivitas yang digerakkan
pelanggan – seperti memasukkan pesanan, mengambil pesanan, mengirim, melakukan
tindakan penjualan, dan mengevaluasi kredit klien – diidentifikasi dan
dimasukkan dalam daftar kamus aktivitas.
(Hansen/mowen)