Komunikasi Bisnis - Komunikasi Antarpribadi

Komunikasi antar pribadi

Setiap individu dalam suatu organisasi (bisnis maupun non bisnis) dalam kehidupan sehari-harinya tidak dapat dilepaskan dengan dunia komunikasi. Salah satu jenis komunikasi adalah komunikasi antarpribadi.
Apa yang dimaksud dengan pengertian komunikasi antarpribadi??
Komunikasi antarpribadi adalah komunikasi yang dilakukan seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis dan non bisnis) dengan menggunakan media komunikasi tertentu dan bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Berdasarkan pengertian tersebut, paling tidak ada 4 hal tertentu yang perlu diperhatikan dalam mencermati definisi Komunikasi antarpribadi yakni :
a. Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih.
b. Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler, atau bertatap muka.
c. Bahasa yang digunakan biasanya bersifat informal (tidak baku) , kadang-kadag menggunakan bahasa daerah, bahasa pergaulan atau bahasa campuran.
d. Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal atau pribadi bila komunikasi terjadi dalam suatu masyarakat, dan untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila komunikasi terjadi dalam suatu organisasi.
Di dalam suatu masyarakat, komunikasi antar pribadi merupakan bentuk komunikasi antara seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat untuk mencapai tujuan tertentu yang bersifat pribadi.

Tujuan Komunikasi antar pribadi
Tujuan komunikasi antarpribadi antara lain sebagai berikut :

1.      Menyampaikan informasi
Ketika berkomunikasi dengan orang lain , tentu saja seseorang memiliki berbagai macam tujuan dan harapan. Salah satu diantaranya adalah untuk menyampaikan informasi kepada orang lain agar orang lain tersebut dapat mengetahui informasi tersebut.

2.      Berbagi pengalaman
Dengan komunikasi antarpribadi juga memiliki fungsi atau tujuan untuk berbagi pengalaman baik itu pengalaman yang menyenangkan maupun yang tidak menyenangkan

3.      Menumbuhkan simpati

4.       Melakukan kerja sama
Tujuan komunikasi antarprbadi yang lainnya adalah untuk melakukan krjasama antara seseorang dengan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu atau untuk melakukan sesuatu yang bermanfaat bagi kedua belah pihak.

5.      Menceritakan kekecawaan atau kekesalan
Komunikasi antarpribadi juga dapat digunakan seseorang untuk menceritakan rasa kecewa atau kekesalan pada orang lain. Dengan pengungkapan rasa hati itu, sedikit banyak akan mengurangi beban pikiran. Kadang disebut dengan plong ketika telah bercerita apa yang selama ini dipendam

6.      Menumbuhkan motivasi
Melalui komunikasi antarpribadi, seseorang dapat memotivasi orang lain untuk melakukan sesuatu yag baik dan positif. Motivasi adalah dorongan kuar dari dalam diri seseorang untuk melakukan sesuatu. Pada dasarnya, seseorang cenderung untuk melakukan sesuatu karena dimotivasi orang lain dengan cara-cara seperti pemberian insentif yang bersifat financial maupun non financial, memberikan pengakuan atas kinerjanya ataupun memberikan penghargaan kepada karyawan yang berprestasi.

Sumber : Buku Komunikasi Bisnis, Oleh Djoko Purwanto, M.B.A, Penerbit Erlangga, cetakan tahun 2006

Komunikasi Bisnis - Kekuatan dan Kendala Komunikasi Bisnis

Kekuatan Komunikasi

Kekuatan komunikasi meliputi ketrampilan berkomunikasi, penggunaan kosakata kualitas suara dalam berkomunikasi, serta pesan yang ingin disampaikan dapat diterima oleh lawan bicara dengan baik.

Kendala / hambatan Komunikasi

1.        Masalah Dalam Mengembangkan Pesan

          Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

        Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan memulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang akan berkelanjutan atau terus menerus.

2.      Masalah dalam Menyampaikan Pesan

        Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan tindasan yang tak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele, namun mereka dapat memblok atau mengganggu suatu pesan.

 Jika Anda sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, pilihlah suatu tempat yang memungkinkan audience Anda dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa yang Anda sampaikan. Jangan sampai ada diantara mereka yang merasa terhalang oleh sesuatu, seperti terhalang oleh tubuh Anda sendiri atau terhalang oleh tiang (pilar) suatu bangunan. Disamping itu, jika Anda menggunakan sound system, usahakanlah sound system yang baik. Jangan sampai terjadi pada saat-saatnya diskusi sedang menarik, tiba-tiba sound systemnya mengalami gangguan teknis atau macet total.

 Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan. Bila dua buah pesan disampaikan sekaligus secara bersamaan, maka akan muncul gangguan dalam arus komunikasi. Masalah serupa juga muncul, bila suatu pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan ada kemungkinan hanya dapat menangkap pesan sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

3.      Masalah Dalam Menerima Pesan

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

Dalam beberapa kasus, gangguan yang muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi mereka dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang  paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi. Kadang-kadang pada saat berkomunikasi, pikiran melayang memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan atau melamun.

4.      Masalah Dalam Menafsirkan Pesan

        Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan.  Sebagai contoh sederhana apabila Anda sedang berbicara dengan seseorang yang berasal dari daerah yang berbeda latar belakang budayanya.

Komunikasi Yang Efektif

        Komunikasi yang efektif tentu saja akan dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi. Bagaimana mengatasi berbagai hambatan dalam komunikasi? Untuk dapat mengatasi berbagai rintangan dalam komunikasi, maka perlu diperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1.      Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.

        Langkah pertama yang perlu Anda perhatikan dalam berkomunikasi adalah Anda perhatikan apa yang menjadi maksud dan tujuan berkomunikasi dan audience Anda. Katakan apa yang dikehendaki oleh audience Anda, gunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan point-point yang penting, dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang point-point yang penting.

2.      Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi.

        Melalui pemilihan saluran komunikasi secara berhati-hati, Anda akan dapat membantu audience Anda untuk dapat memperhatikan apa pesan yang Anda sampaikan. Kalau suatu pesan disampaikan secara lisan, maka perlu diperhatikan bagaimana lokasi atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik, tempat duduk yang teratur, rapi, nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya. Pendek kata, Anda harus berupaya agar penyampaian pesan-pesan sampai pada sasaran yang dikehendaki tanpa adanya gangguan yang berarti.

3.      Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.

        Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka Anda harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima. Kalau Anda menghendaki umpan balik secara cepat, maka Anda dapat memilih sarana komunikasi yang cepat baik melalui tatap muka ataupun melalui telepon. Kalau menurut Anda, umpan balik kurang begitu penting, maka Anda dapat menggunakan sarana lewat tulisan (surat) dalam penyampaian suatu pesan.

Oleh : Drs. Djoko Purwanto, MBA

Komunikasi Bisnis - Proses Komunikasi

Proses Komunikasi

Menurut Courtland  L. Bovee dan John V.Thill ada lima tahapan dalam proses komunikasi, antara lain:

1.        Tahap Pertama : Pengirim Mempunyai Suatu Ide

        Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini penuh dengan berbagai macam informasi baik yang dapat di lihat, didengar, dicium maupun hal-hal yang dapat diraba. Ide-ide yang ada dalam benak pikiran kita, kemudian disaring dan disusun kedalam suatu map mental yang ada dalam jaringan otak kita yang menggambarkan persepsi kita terhadap kenyataan. Sebagaimana Anda memandang dunia, pikiran Anda akan menyerap pengalaman-penglaman Anda dengan suatu cara yang unik dan personal (pribadi).

2.        Tahap Kedua : Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan

Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide-ide dapat diterima, maupun dimengerti dengan sempurna. Ide yang ada dalam benak pikiran Anda, kemudian diubah kedalam bentuk kata-kata, yang selanjutnya dipindahkan kepada orang lain.

   Dalam penyampaian suatu pesan, perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain: subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audience, gaya personal, dan latar belakang budaya. Sebagai suatu contoh yang sederhana, pada umumnya orang timur memiliki kecenderungan untuk menyampaikan suatu pesan dengan menggunakan bahasa tak langsung ataupun bahasa penghalus. Untuk menyatakan sikap menolak saja, seseorang terlebih dahulu harus menggunakan kalimat-kalimat pembuka yang bersifat netral dan selanjutnya baru pernyataan sikap menolak itu disampaikan.

3.        Tahap Ketiga : Pemindahan Pesan

Setelah pengubahan ide-ide kedalam suatu pesan, maka tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Didalam menyampaikan suatu pesan, adakalanya saluran komunikasi yang digunakan relatif pendek, namun ada juga yang melalui saluran komunikasi yang cukup panjang. Panjang-pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan. Untuk menyampaikan pesan-pesan yang panjang dan kompleks secara lisan dengan menggunakan saluran komunikasi yang panjang, maka pesan-pesan yang Anda sampaikan bisa jadi berkurang atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya. Oleh karena itu, perlu diperhatikan mengenai jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan.

4.        Tahap Keempat: Penerima Menerima Suatu Pesan

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima suatu pesan. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, maka penerima surat harus membacanya terlebih dahulu sebelum dia dapat memahami isi surat tersebut.

 Jika seseorang menyampaikan pidato dihadapan umum, para pendengar sebagai audience harus dapat mendengar apa yang dia katakan, dan mereka juga harus memusatkan perhatian terhadap pesan-pesan yang ia sampaikan. Jadi, suatu pesan yang disampaikan harus dapat dimengerti dan tersimpan didalam pikiran si penerima pesan. Lagi pula, suatu pesan akan dapat ditafsirkan secara benar bila penerima pesan dapat memahami sesuatu sebagaimana yang dimaksud oleh pemberi pesan dengan cara yang dikehendaki.

5.        Tahap Kelima : Penerima Memberi Tanggapan dan Umpanbalik ke Pengirim

Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Ia merupakan tanggapan penerima pesan yang memberikan kesempatan bagi pengirim untuk menilai efektifitas suatu pesan.

 Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan suatu cara tertentu dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan dapat saja berbentuk suatu senyuman, memberi komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai pembenaran, atau memberi pesan secara tertulis.

Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena ia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektifitas suatu pesan. Disamping itu, adanya umpan balik akan dapat menunjukkan  adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.

Sumber : Buku Komunikasi Bisnis, Oleh Djoko Purwanto, M.B.A, Penerbit Erlangga, cetakan tahun 2006

Komunikasi Bisnis - Komponen Komunikasi

Komponen Komunikasi

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik, komponen-komponen komunikasi meliputi:

1.    Pengirim(Sender=Sumber)

adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentinga mengkomunikasikan kepada orang lain.

2.    Pengkodean (Encoding)

adalah pengirim mengkodean informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.

3.    Pesan (Massage)

pesan dapat dalam segala bentuk biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.

4.    Saluran (Chanel)

adalah cara mentrasmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.

5.    Penerima (Recaiver)

adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.

6.    Penafsiran kode (Decoding)

 adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, Maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.

7.    Umpan balik (Feedback)

 adalah pembalikan dari proses komunikasi dimana reaksi kominikasi pengirim dinyatakan.

ü  Aspek Komponen Komunikan

Seseorang dapat dan akan menerima pesan apabila  dalam kondisi sebagai berikut:

Pesan komunikasi benar-benar dimengerti oleh penerima pesan.

Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untuk mencapai tujuan.

Pengambilan keputusan dilakukan secara sadar untuk kepentingan pribadinya.

Mampu menempatkan baik secara mental atau fisik.

Mempunyai sifat terbuka dan memiliki pengetahuan yang cukup

ü  Aspek Komponen komunikator

Komunikasi dapat berjalan efektif bila ada :

•      Kepercayaaan dalam diri komunikator (self credibility)

•      Memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang cukup melalui komunikasi

•      Memilih media yang tepat

•      Menguasai isi pesan, media, dan lingkungan yang mendukung

•      Menyampaikan isi pesan dengan jelas

•      Meminta respon

ü  Aspek Komponen Pesan

·      Pesan dapat berupa nasehat, bimbingan, dorongan, informasi dan lain-lain.

·      Pesan dapat disampaikan lisan maupun non verbal.

ü  Aspek komponen Umpan Balik

Umpan balik adalah informasi yang dikirimkan balik ke sumbernya, demi keefektifan proses umpan balik harus memperhatikan :

·      Kepekaan dan keterbukaan antar komunikator dan komunikan

·      Bertanggung jawab atas jalannya proses umpan balik sesuai aturan yang disepakati

Sumber : Buku Komunikasi Bisnis, Oleh Djoko Purwanto, M.B.A, Penerbit Erlangga, cetakan tahun 2006

Komunikasi Bisnis - Tanggapan Surat Pembaca

Perencanaan :

Tujuan :

•  Mengkonfirmasi keluhan pelanggan yang merasa tidak puas dengan pelayanan yang diberikan pihak hotel. 
• Meminta maaf terhadap pelanggan.
•  Memberikan pelayanan yang lebih baik lagi kepada pelanggan sehingga kejadian tersebut tidak terulang kembali.

Profil Audience :

• Pelanggan yang menerbitkan surat pembaca (khususnya).
• Semua pembaca Koran tempat menerbitkan surat pembaca (umumnya)

Ide Pokok :

• Spesifikasi keluhan pelanggan terhadap pelayanan hotel.
• Tindakan terhadap oknum karyawan yang tidak menjalankan tugasnya dengan baik.
• Permintaan maaf kepada pelanggan atas buruknya pelayanan yang ia rasakan.
• Penawaran layanan dan fasilitas yang lebih baik dan lebih menarik agar pelanggan mau berkunjung dan menginap kembali di hotel.

Media yang digunakan :

• Menggunakan media tertulis (media massa) berupa surat kabar dimana pelanggan menerbitkan keluhan agar surat tanggapan tepat sasaran.

Revisi :

Berikut kami sampaikan tanggapan terkait surat pembaca yang ditulis oleh Bapak Heru dan dimuat di surat kabar Harian Kompas pada Senin, 06 Mei 2013 mengenai buruknya pelayanan Hotel Grand Artos Aerowisata. Kami selaku pihak manajemen telah menindaklanjuti keluhan Bapak dan telah melakukan inspeksi terhadap seluruh karyawan serta memberikan sanksi kepada karyawan kami yang memang telah lalai dalam melaksanakan pekerjaannya.

Kami selaku manajemen meminta maaf atas buruknya pelayanan yang kami berikan sehingga Bapak merasa tidak puas.

Berbagai layanan serta fasilitas tambahan lainnya telah kami sediakan untuk lebih memberi kepuasan terhadap para pelanggan. Beberapa fasilitas tambahan yang telah kami sediakan antara lain: kolam renang pribadi untuk beberapa kamar, garden view, dan sejumlah ruang spa untuk lebih memberi kepuasan terhadap pelanggan. Dengan berbagai fasilitas yang kami tawarkan, kami berharap agar Bapak berkenan menginap kembali di hotel Grand Artos Aerowisata.

Terima kasih atas kepercayaan Bapak menginap di hotel Grand Artos Aerowisata. Kepuasan pelanggan selalu menginspirasi kami untuk terus melakukan perbaikan dan pengembangan layanan ke depan.

Magelang, 12 Mei 2013

Andika

Public Relations Manager

Alamat Jl. Mayjend Bambang Soegeng No.1

Magelang

Telp. (0293) 3219999