Pengantar Bisnis : Fungsi Operasi Perusahaan

Pengantar Bisnis : Fungsi Operasi Perusahaan
PT NUSANTARA TOUR & TRAVEL


Saya bekerja di PT Nusantara Tour & Travel sebagai staf kasir. PT Nusantara Tour & Travel adalah perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang agen perjalanan. PT Nusantara Tour & Travel adalah salah satu agen perjalanan terkemuka di Jawa Tengah. Didirikan pada tanggal 28 Mei 1966 dan memiliki lebih dari 5 (lima) kantor di seluruh Jawa Tengah dan Yogyakarta.



Fungsi Produksi

PT Nusantara Tour & Travel adalah perusahaan agen perjalanan yang menyediakan produk jasa antara lain sebagai berkiut :

· MICE (Meeting, Incentive, Convention, dan Exhibition)

· Reservasi tiket domestik dan internasional

· Reservasi hotel domestik dan internasional

· Reservasi tour domestik dan internasional

· Pembuatan dokumen perjalanan (visa, paspor, dll)

· Paket wisata dengan Cruise

· Eurail Pass

· Charter Flight (untuk tujuan medis atau VVIP)

· Perwakilan Singhealth & Malaysia Health di Jawa Tengah

** Online tiket kereta api dan travel darat

A. MICE (Meeting, Incentive, Convention, dan Exhibition)

Adalah sebuah wisata konvensi dengan batasan : usaha jasa konvensi, perjalanan insentif, dan pameran. MICE merupakan usaha dengan kegiatan memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang untuk membahas masalah- masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Karyawan bagian MICE bertugas menyusun anggaran , lokasi, dan segala keperluan tergantung keinginan dan budget pelanggan. Karyawan bagian MICE akan membuat beberapa pilihan paket agar pelanggan dapat memilih paket MICE yang sesuai keinginan.


B. Reservasi tiket domestik dan internasional

PT Nusantara Tour & Travel melayani reservasi perjalanan udara berupa tiket pesawat secara online.

Reservasi tiket untuk sektor domestik dengan Garuda, Lion Air, Sriwijaya Air, Batavia Air, Wings Air, Air Asia, Merpati Air, Kalstar, Trigana Air, City Link, dll.

Reservasi tiket untuk sektor internasional dengan Garuda, Singapore Airline, KLM, Malaysian Airline, Silk Air, Cathai Pasific, Air Asia, Thai Airways, Qatar, Etihad, Emirates, Turki Air, Batavia Air, Eva Air, China Airlines, United Airlines, North West, Lufthansa, Korean Air, JAL, Qantas, Srilankan, China Southern, Air China, Royal Brunei, Kuwait Airways, dll.

Lebih dari 35.000 tiket yang dikeluarkan per bulan.



C. Reservasi hotel domestik dan internasional

PT Nusantara Tour & Travel melayani reservasi voucher hotel secara online baik domestik maupun internasional. Reservasi akan dilakukan setelah pelanggan menentukan hotel dan waktu cek in/ cek out. Bagian operation akan menyiapkan daftar hotel beserta jenis kamar dan harganya. Bagian operation akan melakukan reservasi menggunakan media telepon, email, dan atau yahoo messenger. Setelah deal harga, bagian operation akan mencetak voucher untuk diberikan kepada pelanggan. Sebagai sebuah agen perjalanan, pihak hotel akan memberikan kontrak rate kepada perusahaan sehingga perusahaan tetap mendapatkan keuntungan.



D. Reservasi tour domestik dan internasional

PT Nusantara Tour & Travel melayani reservasi tour domestik dan internasional. Untuk layanan jasa tour internasional, perusahaan sudah menyediakan paket- paket tour beserta rincian harganya, sehingga pelanggan tinggal memilih paket tour yang diinginkan. Terdapat kapasitas minimum untuk jumlah orang agar sebuah tour dapat diberangkatkan. Biasanya syarat keberangkatan tour internasional yaitu jumlah minimum sekitar 15 (lima belas) orang peserta. Untuk layanan jasa tour domestik, pelanggan dapat memilih lokasi tour dan hotel/ penginapan yang diinginkan. Untuk layanan jasa tour domestik, PT Nusantara Tour & Travel tidak menyediakan paket- paket tour, melainkan perusahaan akan menyusun jadwal beserta rincian biaya menurut keinginan pelanggan. Biasanya perusahaan akan memberikan beberapa pilihan tempat tujuan tour sehingga pelanggan lebih mudah menentukan tempat tujuan tour.



E. Pembuatan dokumen perjalanan (visa, paspor, dll)

Untuk layanan jasa pembuatan dokumen perjalanan, terdapat syarat- syarat yang harus dipenuhi oleh pelanggan, seperti fotokopi KTP, fotokopi kartu keluarga, dll. Proses pembuatan dokumen perjalanan menghabiskan waktu 3 (tiga) hari sampai 1 (satu) minggu, tergantung keinginan pelanggan (proses kilat atau biasa).



F. Paket wisata dengan Cruise

Adalah layanan jasa perjalanan wisata dengan menggunakan kapal pesiar. Biasanya perusahaan sudah menyediakan sebuah paket beserta jadwal keberangkatan menggunakan Cruise sehingga pelanggan tinggal menentukan pilihan paket Cruise yang diinginkan.



G. Eurail Pass (layanan jasa tiket kereta Eropa)



H. Charter Flight (untuk tujuan medis atau VVIP)

Adalah layanan jasa asuransi perjalanan. Pelanggan akan ditawarkan jasa asuransi perjalanan untuk mengantisipasi apabila terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan saat pelanggan melakukan perjalanan.



I. Perwakilan Singhealth dan Malaysia Health di Jawa Tengah

Layanan jasa ini memberikan layanan medis bagi pelanggan untuk berobat di rumah sakit di Singapura dan Malaysia. Sebagai sebuah institusi, Singhealth bekerja sama dengan pihak yayasan rumah sakit tersebut seperti Panti Wilasa, Singapore General Hospital, dll.





Fungsi MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia)

PT Nusantara Tour & Travel memusatkan seluruh manajemen sumber daya manusia di kantor pusat Semarang.

A. Staffing/ Employment

Dalam penarikan karyawan/ tenaga kerja , bagian HRD (Human Resource & Development) melakukan proses seleksi. Pertama- tama bagian HRD akan menerima laporan dari Branch Manager atau Superviser bahwa dibutuhkan tambahan karyawan. Kemudian bagian HRD akan menindaklanjuti laporan tersebut dengan mengeluarkan pernyataan lowongan pekerjaan baik melalui selebaran, koran atau media internet. Dalam proses seleksi, bagian HRD melakukan penyaringan melalui tes umum, tes psikologis, kemudian wawancara dan persetujuan kontrak kerja setelah sebelumnya pelamar mengajukan lamaran pekerjaan.



B. Performance Evaluation

PT Nusantar Tour & Travel melakukan evaluasi kinerja para karyawan setiap 1 (satu) tahun sekali. Evaluasi mencakup penilaian kinerja sesama karyawan dan penilaian karyawan terhadap kinerja atasan. Evaluasi kinerja karyawan dilakukan dengan menggunakan kertas evaluasi kerja yang sebelumnya telah disediakan oleh pihak HRD. Untuk kantor pusat, kertas penilaian evaluasi kerja akan dibagikan oleh bagian HRD, kemudian dikumpulkan kembali setelah sebelumnya diisi oleh para karyawan. Untuk kantor cabang, masing- masing karyawan akan diberi kertas evaluasi kerja melalui media email, baru kemudian para karyawan mengirim kembali kertas evaluasi kerja tersebut setelah sebelumnya diisi oleh para karyawan.

Selain itu, masing- masing cabang perusahaan juga akan melakukan briefing setiap 1 (satu) bulan sekali untuk membahas kekurangan- kekurangan kinerja karyawan dan hal- hal yang perlu ditingkatkan oleh masing- masing karyawan. Setiap cabang memiliki kebijakan yang berbeda dalam melaksanakan evaluasi kinerja para karyawannya.


C. Compensation

PT Nusantara Tour & Travel akan memberikan gaji yang berbeda- beda sesuai dengan tingkat jabatan dan masa kerja karyawan. Gaji pokok dan uang makan diberikan setiap 1 (satu) bulan sekali pada akhir bulan dengan menggunakan sistem transfer melalui bank (dalam perusahaan ini Bank Central Asia). Selain gaji pokok dan uang makan, perusahaan juga memberikan tunjangan berupa insentif setiap 3 (tiga) bulan sekali. Besar kecilnya insentif setiap karyawan berbeda- beda tergantung tingkat jabatan dan kinerja karyawan. Untuk bagian operation (ticketing staff), besar kecilnya insentif tergantung dari jumlah tiket yang dikeluarkan oleh masing- masing karyawan.

Perusahaan menerapkan target untuk jumlah tiket yang dikeluarkan oleh masing- masing karyawan. Biasanya, perusahaan akan memberikan insentif lebih apabila karyawan mampu mengeluarkan tiket melebihi target yang diterapkan. Dan sebaliknya, perusahaan akan mengurangi jumlah insentif yang seharusnya diterima oleh karyawan, apabila karyawan tidak mampu mengeluarkan tiket sejumlah yang ditargetkan.

Selain itu, perusahaan juga memberikan layanan berupa asuransi kesehatan bagi para karyawannya (dalam perusahaan ini menggunakan asuransi AXA).



D. Training dan Development

PT Nusantara Tour & Travel melakukan training bagi para karyawannya minimal setiap 1 (satu) tahun sekali. Perusahaan akan bekerja sama dengan tenaga trainer dari institusi luar. Tujuannya adalah untuk melatih karyawan dalam hal- hal tertentu agar lebih berkembang dan mencapai kinerja yang maksimal.



Fungsi Pemasaran

Untuk memperluas jangkauan pasar, PT Nusantara Tour & Travel mendirikan cabang di beberapa wilayah di Jawa Tengah dan Yogyakarta, antara lain :



· SEMARANG

(Simpang Lima, Gang Besen, Tlogosari, Puri Anjasmoro, Tirto Agung Tembalang, SPBU Undip Tembalang, Ngaliyan, Terang Bangsa JKI Holy Stadium)

· SALATIGA

(Kompleks UKSW & Ruko Kaloka)

· YOGYAKARTA

(Urip Sumoharjo & Babarsari)

· SURAKARTA

(Urip Sumoharjo & Veteran)

· PURWOKERTO

(Ruko Satria Plaza No.9)

· MAGELANG

(Artos Mall)

· TEMANGGUNG

(Jend. Sudirman)



Bagian marketing juga berperan penting dalam memasarkan produk. Bagian marketing akan melakukan survey di tempat- tempat wisata dan di hotel- hotel untuk menjalin kerja sama dengan perusahaan melalui persetujuan kontrak kerja sebagai supplier. Selain itu, bagian marketing juga menawarkan produk layanan jasa di perusahaan- perusahaan agar dapat menjalin kerja sama sebagai konsumen melalui perjanjian berupa MOU. Perusahaan akan memberikan harga yang lebih rendah kepada konsumen yang sudah memiliki perjanjian berupa MOU dan memberikan tenggang pembayaran (tempo) kepada perusahaan tersebut. Selain itu, perusahaan juga memasarkan produk dengan menggunakan brosur- brosur.



Fungsi Keuangan

PT Nusantara Tour & Travel memperoleh modal dari investasi pihak ketiga berupa saham. Saham PT Nusantara Tour & Travel belum go public atau tertutup.

Dalam hal ini saya tidak dapat menjelaskan secara terperinci mengenai pembagian saham, karena sifatnya tertutup.





Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi perusahaan PT Nusantara Tour & Travel terdiri dari bagian accounting dan finance.


· Bagian Accounting

Bagian accounting terdiri dari bagian GL (General Ledger) dan bagian pajak. Tugas bagian GL (General Ledger) yaitu mengecek kebenaran jurnal dan melakukan koreksi apabila terdapat kesalahan. Bagian accounting juga bertugas melakukan proses pembayaran hutang ke supplier yang kemudian dibayarkan oleh bagian finance. Selain itu, accounting juga bertugas memeriksa pembukuan perusahaan, membuat laporan keuangan, dan membuat analisa laporan keuangan yang nantinya dipakai oleh manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan. Pihak manajemen akan mengevaluasi hasil laporan keuangan setiap bulannya.


· Bagian Finance

Bagian finance terdiri dari finance, penagihan, dan kasir. Bagian finance bertugas untuk mengatur cash flow perusahaan baik cash in hand maupun cash on bank, membayar hutang kepada supplier yang sebelumnya telah diproses oleh bagian accounting. Setiap hari, finance akan merekap mutasi bank. Rekapitulasi mutasi bank hari sebelumnya akan diturunkan ke bagian supervisor kasir untuk selanjutnya dibuat deposit untuk pelunasan invoice. Pencocokan deposit dengan invoice yang akan dilunasi adalah tugas dari bagian penagihan. Setelah deposit dan invoice dicocokkan, baru kemudian bagian penagihan memberikan laporan ke bagian kasir agar melunasi invoice tersebut.

Selain mencocokkan deposit dengan invoice yang akan dilunasi, bagian penagihan tentunya bertugas menagih tagihan yang belum dibayar oleh pelanggan. Setiap minggunya, bagian finance akan membuat laporan outstanding piutang yang sudah melebihi batas jatuh tempo pembayaran berikut penjelasan (alasan kenapa belum ada pembayaran). Laporan outstanding piutang diturunkan kepada bagian penagihan untuk selanjutnya ditagihkan kepada pelanggan. Tagihan yang macet akan menjadi tanggung jawab bagian operation (ticketing staff) yang mengeluarkan tiket. Untuk itu, diwajibkan bagi setiap operation untuk mem-follow-up para pelanggan masing- masing mengenai pembayaran tagihan mereka.