Komunikasi Bisnis - Tanggapan Surat Pembaca

Perencanaan :

Tujuan :

•  Mengkonfirmasi keluhan pelanggan yang merasa tidak puas dengan pelayanan yang diberikan pihak hotel. 
• Meminta maaf terhadap pelanggan.
•  Memberikan pelayanan yang lebih baik lagi kepada pelanggan sehingga kejadian tersebut tidak terulang kembali.

Profil Audience :

• Pelanggan yang menerbitkan surat pembaca (khususnya).
• Semua pembaca Koran tempat menerbitkan surat pembaca (umumnya)

Ide Pokok :

• Spesifikasi keluhan pelanggan terhadap pelayanan hotel.
• Tindakan terhadap oknum karyawan yang tidak menjalankan tugasnya dengan baik.
• Permintaan maaf kepada pelanggan atas buruknya pelayanan yang ia rasakan.
• Penawaran layanan dan fasilitas yang lebih baik dan lebih menarik agar pelanggan mau berkunjung dan menginap kembali di hotel.

Media yang digunakan :

• Menggunakan media tertulis (media massa) berupa surat kabar dimana pelanggan menerbitkan keluhan agar surat tanggapan tepat sasaran.

Revisi :

Berikut kami sampaikan tanggapan terkait surat pembaca yang ditulis oleh Bapak Heru dan dimuat di surat kabar Harian Kompas pada Senin, 06 Mei 2013 mengenai buruknya pelayanan Hotel Grand Artos Aerowisata. Kami selaku pihak manajemen telah menindaklanjuti keluhan Bapak dan telah melakukan inspeksi terhadap seluruh karyawan serta memberikan sanksi kepada karyawan kami yang memang telah lalai dalam melaksanakan pekerjaannya.

Kami selaku manajemen meminta maaf atas buruknya pelayanan yang kami berikan sehingga Bapak merasa tidak puas.

Berbagai layanan serta fasilitas tambahan lainnya telah kami sediakan untuk lebih memberi kepuasan terhadap para pelanggan. Beberapa fasilitas tambahan yang telah kami sediakan antara lain: kolam renang pribadi untuk beberapa kamar, garden view, dan sejumlah ruang spa untuk lebih memberi kepuasan terhadap pelanggan. Dengan berbagai fasilitas yang kami tawarkan, kami berharap agar Bapak berkenan menginap kembali di hotel Grand Artos Aerowisata.

Terima kasih atas kepercayaan Bapak menginap di hotel Grand Artos Aerowisata. Kepuasan pelanggan selalu menginspirasi kami untuk terus melakukan perbaikan dan pengembangan layanan ke depan.

Magelang, 12 Mei 2013

Andika

Public Relations Manager

Alamat Jl. Mayjend Bambang Soegeng No.1

Magelang

Telp. (0293) 3219999