Manajemen Berdasarkan Aktivitas

Manajemen Berdasarkan Aktivitas

Manajemen berdasarkan aktivitas (activity based management – ABM) adalah pendekatan untuk keseluruhan sistem yang terintegrasi an berfokus pada perhatian manajemen atas berbagai aktivitas dengan tujuan meningkatkan nilai bagi pelanggan dan laba yang dicapai dengan mewujudkan nilai ini.

ABC adalah sumber utama informasi manajemen berdasarkan aktivitas.

Model manajemen berdasarkan aktivitas dibagi atas 2 dimensi:

1.      Dimensi biaya       : memberikan informasi mengenai sumberdaya, aktivitas dan objek biaya yang menjadi perhatian setiap produk, pelanggan, pemasok dan distributor. Tujuannya adalah  memperbaiki akurasi pembebanan biaya.

2.      Dimensi proses     : meberikan informasi mengenai aktivitas apa saja yang harus dilakukan, mengapa dan seberapa baik aktivitas tersebut dilakukan. Tujuannya adalah mengurangi biaya.

Mengimplementasikan ABM

Manajemen berdasarkan aktifitas (ABM) adalah sistem yang lebih komprehensif daripada sistem ABC. ABM melibatkan ABC dan menggunakannya sebagai sumber informasi utama.

Perencanaan Sistem memberikan justifikasi untuk implementasi ABM dan menjawab berbagai masalah berikut:

1.      Sasaran dan tujuan sistem ABM

2.      Posisi persaingan perusahaan saat ini dan yang diinginkan

3.      Proses bisnis dan baurab produk perusahaan

4.      Jadwal, tanggung jawab yang dibebankan, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk implementasi

5.      Kemampuan perusahaan untuk mengimplementasikan, mempelajari dan menggunakan informasi baru.

Identifikasi, Definisi, dan Klasifikasi aktivitas

Klasifikasi berbagai aktivitas juga memungkinkan ABM untuk terhubung dengan berbagai usaha perbaikan berkelanjutan, seperti proses manufaktur just-in-time (JIT), manajemen kualitas total, dan manajemen biaya kualitas lingkungan keseluruhan.

Penyebab kegagalan implementasi ABM adalah kurang dukungan dari manajer tingkat atas.

Pemberian Tanggung Jawab

Akuntansi pertanggungjawaban adalah alat fundamental untuk pengendalian manajemen dan ditentukan melalui 4 elemen penting yaitu pemberian tanggung jawab, pembuatan ukuran kinerja/ benchmarking, pengevaluasian kinerja dan pemberian penghargaan. Akuntansi pertanggung jawaban bertujuan memengaruhi perilaku dalam cara tertentu sehingga seseorang/kegiatan perusahaan akan disesuaikan untuk mencapai tujuan bersama.

3 jenis sistem akuntansi pertanggungjawaban yang telah berubah sepanjang waktu adalah berdasarkan keuangan (fungsional), aktivitas, dan strategi.

Sistem akuntansi pertanggung jawaban berdasarkan keuangan (fungsional) memberikan tanggung jawabpada berbagai unit perusahaan dan menyatakan berbagai ukuran kinerja dalam bentuk keuangan.

Akuntansi pertanggung jawaban berdasarkan aktivitas adalah akuntansi pertanggungjawaban yang dikembangkan untuk perusahaan yang beroperasi dalam lingkungan yang mengalami perbaikan berkelanjutan.

Perbandingan Pemberian Tanggung Jawab

Pertanggungjawaban Berdasarkan Keuangan

·         Unit Perusahaan

·         Efisiensi operasional lokal

·         Akuntabilitas Individu

·         Hasil keuangan

Pertanggungjawaban Berdasarkan Aktivitas

·         Proses

·         Efisiensi Keseluruhan Sistem

·         Akuntabilitas Tim

·         Hasil keuangan

Pengadaan, pengembangan produk baru, produksi dan layanan pelanggan adalah contoh dari berbagai proses. Berbagai proses tersebut adalah cara berbagai hal dilakukan mengubah cara berbagai hal dilakukan berarti mengubah prosesnya. Tiga metode yang memungkinkan perubahan cara berbagai hal dilakukan, yaitu perbaikan proses, invoasi proses, dan penciptan proses. Perbaikan proses merujuk pada peningkatan bertahap dan konstan dalam efisiensi suatu proses yang telah ada.

Inovasi proses (rekayasa ulang bisnis) merujuk pada kinerja proses dalam cara baru yang radikal dengan tujuan mencapai perbaikan yang dramatis dalam hal waktu respons, kualitas, dan efisiensi.

Penciptaan proses merujuk pada instalasi sebuah proses yang seluruhnya baru dengan maksud memenuhi tujuan pelanggan dan keuangan.

Penetapan Ukuran Kinerja setelah tanggung jawab ditetapkan, ukuran kinerja harus diidentifikasi dan standar harus ditetapkan untuk berfungsi benchmarking untuk ukuran kinerja.

Perbandingan Ukuran Kinerja

Ukuran Berdasarkan Keuangan

1.      Anggaran Unit Perusahaan

2.      Perhitungan Biaya standar

3.      Standar statis

4.      Standar saat ini dapat dicapai

Ukuran Berdasarkan Aktivitas

1.      Standar berorientasi pada proses

2.      Standar bernilai-tambah

3.      Standar dinamis

4.      Standar optimal

Evaluasi Kinerja dalam kerangka kerja berdasarkan keuangan, kinerja diukur dengan membandingkan berbagai hasil sesungguhnya dengan hasil yang dianggarkan.

Perbandingan Evaluasi  Kinerja

Evaluasi Kinerja  Berdasarkan Keuangan

1.      Efisiensi keuangan

2.      Biaya yang dapat dikendalikan

3.      Biaya aktual versus standar

4.      Ukuran keuangan

Evaluasi Kinerja Berdasarkan Aktivitas

1.      Pengurangan waktu

2.      Perbaikan kualitas

3.      Pengurangan biaya

4.      Pengukuran tren

Pemberian Penghargaan dalam kedua sistem tersebut, tiap orang akan diberi penghargaan atau hukuman sesuai dengan berbagai kebijakan dan kehendak pihak manajemen yang lebih atas.

Perbandingan Penghargaan

Penghargaan Berdasarkan Keuangan

1.      Berdasarkan kinerja keuangan

2.      Penghargaan individual

3.      Kenaikan gaji

4.      Promosi

5.      Bonus dan pembagian laba

Penghargaan  Berdasarkan Aktivitas

1.      Berdasarkan kinerja multidimensi

2.      Penghargaan kelompok

3.      Kenaikan gaji

4.      Promosi

5.      Bonus, pembagian laba & keuntungan

ANALISIS NILAI PROSES adalah hal yang fundamental bagi akuntansi pertanggungjawaban berdasarkan aktivitas, analisis ini berfokus pada akuntabilitas berbagai aktivitas sebagai ganti pada biaya; dan analisis ini menekankan pada maksimalisasi kinerja keselruhan sistem sebagai ganti kinerja individual.

ANALISIS PENGGERAK: Pencerian Akar Pemicu

Setiap aktivitas terdiri atas input dan output. Input aktivitas adalah berbagai sumber daya yang dikonsumsi suatu aktivitas dalam rangka menghasilkan output-nya.

 Output aktivitas adalah hasil atau produk dari suatu aktivitas. Ukuran output aktivitas adalah jumlah suatu aktivitas dilakukan.

Ukuran output adalah jumlah suatu aktivitas dilakukan. Ukuran ini adalah ukuran yang dihitung atas suatu output. Ukuran output praktis adalah ukuran permintaanyang dibutuhkan atas suatu aktivitas dan hal yang disebut penggerak aktivitas.

Akar pemicu (root cause) adalah penyebab yang paling dasar dari suatu aktivitas yang dilakukan.

Analisis penggerak adalah usaha yang dilakukan untuk mengidentifikasi berbagai faktor yang merupakan akar pemicu dari biaya aktivitas. Analisis penggerak bertujuan mengungkapkan akar pemicu.

ANALISIS AKTIVITAS: Mengidentifikasi dan Menilai Isi Nilai

Analisis Aktivitas adalah proses untuk mengidentifikasi, menjelaskan, dan mengevaluasi berbagai aktivitas yang dilakukan perusahaan. Analisis aktivitas harus menunjukkan empat hasil:

1.      Aktivitas apa saja yang dilakukan

2.      Berapa banyak orang yang melakukan aktivitas tersebut

3.      Waktu dan sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan berbagai aktivitas

4.      Penilaian atas nilai aktivitas bagi perusahaan termasuk saran untuk memilih dan mempertahankan berbagai aktivitas yang menambah nilai.

Aktivitas Bernilai-Tambah

Berbagai aktivitas yang dibutuhkan untuk dapat bertahan dalam bisnis disebut sebagai aktivitas yang bernilai-tambah. Biaya bernilai tambah adalah berbagai biaa yang timbul dari melakukan berbagai aktivitas bernilai-tambah dengan efisiensi yang sempurna.

Aktivitas Tak Bernilai-Tambah

Semua aktivitas selain berbagai aktivitas yang paling penting untuk tetap bertahan dalam bisnis sehingga dipandang tidak perlu, disebut sebagai aktivitas tak-bernilai-tambah. Aktivitas tak-bernilai-tambah dapat diidentifikasi melalui ketidakmampuannya memenuhi salah satu dari tiga syarat.

Biaya tak-bernilai-tambah adalah berbagai biaya yang disebabkan oleh aktivitas tak-bernilai-tambah atau kinerja tidak efisien dari aktivitas bernilai tambah.

Pengurangan Biaya

Analisis aktivitas dapat mengurangi biaya melalui empat cara:

1.      Eliminasi aktivitas; berfokus pada berbagai aktivitas yang tak-bernilai tambah.

2.      Pemilihan aktivitas; melibatkan pemilihan berbagai rangkaian aktivitas yang timbul oleh beberapa strategi yang saling bertentangan.

3.      Pengurangan aktivitas; mengurangi waktu dan sumber daya yang dibutuhkan suatu aktivitas.

4.      Penyatuan aktivitas; meningkatkan efisiensi dari berbagai aktivitas yang dibutuhkan dengan menggunakan economy of scale.

Pengurangan Kinerja Aktivitas

Ukuran kinerja aktivitas berpusat pada tiga dimensi utama:

1.      Efisiensi; berfokus pada hubungan berbagai input aktivitas dengan output aktivitas

2.      Kualitas; berkaitan dengan melakukan aktivitas yang benar sejak aktivitas tersebut dilakukan pertama kali. Ouput aktivitas yang cacat perlu diulang hingga menyebabkan biaya yang tidak dibutuhkan dan pengurangan efisiensi.

3.      Waktu; dibutuhkan untuk melakukan uatu aktivitas merupakan hal penting.

Ukuran keuangan untuk efisiensi aktivitas meliputi:

1.      laporan biaya bernilai-tambah dan tak-bernilai-tambah

2.      Tren dalam laporan biaya aktivitas

3.      Penetapan standar kaizen

4.      Benchmarking

5.      Perhitungan biaya siklus hidup

Pelaporan Biaya bernilai dan Tak Bernilai Tambah

Mengurangi biaya tak-bernilai-tambah adalah salah satu cara meningkatkan efisiensi aktivitas. Penekanan pada biaya tak-bernilai-tambah menunjukkan tingkat pemborosan yang dialami perusahaan, hingga memberikan informasi mengenai potensi perbaikan.

Suatu sistem pelaporan biaya adalah bahan penting dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban berdasarkan aktivitas. Biaya bernilai-tambah adalah berbagai biaya yang harus ditanggung perusahaan. Standar bernilai-tambah membutuhkan eliminasi atas seluruh aktivitas tak-bernilai-tambah.

Standar bernilai-tambah (value-added standard) mengidentifikasi output aktivitas optimal. Pengidentifikasian output aktivitas optimal membutuhkan pengukuran output aktivitas.

Rumus biaya bernilai & tak bernilai tambah

Biaya bernilai-tambah                        = SP x SP

Biaya tak-bernilai-tambah      = (AQ-SQ) SP

SQ       = tingkat output bernilai-tambah untuk suatu aktivitas

SP       = harga standar per unit dari ukuran output aktivitas

AQ       = penggunaan kuantitas sesungguhnya sumber daya fleksibel / kapasitas praktis aktivitas yang diadakan untuk sumber daya yang terikat

Peran Standar Kaizen

Perhitungan biaya Kaizen berkaitan dengan penurunan biaya berbagai produk dan proses yang telah ada. Pengendalian berbagai proses penurunan biaya ini dapat dicapai melalui penggunaan berulang dua subsiklus utama:

1.      Kaizen atau perbaikan berkelanjutan,

2.      Siklus pemeliharaan.

Standar Kaizen mencerminkan perbaikan yang direncanakan untuk periode masa mendatang. Perbaikan yang direncanakan tersebut diamsusikan dapat dicapai sehingga standar Kaizen adalah sejenis standar yang dapat dicapai.

Benchmarking

Pendekatan lain untuk penetapan standar yang digunakan untuk mengidentifikasi berbagai peluang perbaikan aktivitas disebut sebagai benchmarking. Benchmarking menggunakan praktik terbaik sebagai standar untuk mengevaluasi kinerja aktivitas.

Tujuan benchmarking adalah menjadi yang terbaik dalam melakukan berbagai aktivitas dan proses. Benchmarking juga harus melibatkan perbandingan dengan para pesaing atau industri lainnya.

Pengaruh Penggerak dan Perilaku

Ukuran ouput aktivitas dibutuhkan untuk menghitung dan menelusuri berbagai biaya tak-bernilai-tambah. Mengurangi aktivitas tak-bernilai-tambah seharusnya menghasilkan pengurangan kebutuhan aktivitas tersebut sehingga menimbulkan pengurangan dalam ukuran output aktivitasnyanya.

Manajemen Kapasitas Aktivitas

Kapasitas aktivitas adalah jumlah frekuensi suatu aktivitas dapat dilakukan penggerak aktivitas mengukur kapasitas aktivitas.

Variansi Volume Kapasitas adalah selisih antara tingkat aktivitas sesungguhnya yang diadakan (kapasitas, AQ) dengan kuantitas standar bernilai-tambah aktivitas yang seharusnya digunakan (SQ).

Variasi kapasitas yang tidak digunakan, selisih antara ketersediaan aktivitas (AQ) dengan penggunaan aktivitas (activity usage – AU) adalah informasi penting yang harus disediakan pihak manajemen. Tujuannya adalah mengurangi kebutuhan akan aktivitas tersebut sampai periode tertentu dimana variansi aktivitas yang tidak digunakan sama dengan variansi volume aktivitas.

Perhitungan Biaya Pelanggan dan Pemasok Berdasarkan Aktivitas

Dalam sistem perhitungan biaya berdasarkan aktivitas, keakuratan perhitungan harga pokok produk diperbaiki dengan penelusuran biaya aktivitas pada produk yang memakai aktivitas.

Perhitungan Biaya Pelanggan Berdasarkan Aktivitas

Para pelanggan dapat mengkonsumsi aktivitas penggerak pelanggan dalam proporsi yang berbeda. Mengetahui besarnya biaya untuk melayani para pelanggan yang berbeda adalah informasi yang sangat penting untuk beberapa tujuan.

Perhitungan Biaya Pelanggan versus Perhitungan Harga Pokok Produk

Aktivitas yang digerakkan pelanggan – seperti memasukkan pesanan, mengambil pesanan, mengirim, melakukan tindakan penjualan, dan mengevaluasi kredit klien – diidentifikasi dan dimasukkan dalam daftar kamus aktivitas.

(Hansen/mowen)